Tips Membuat Mail Merge

Data Source adalah dokumen yang berisi data masing-masing penerima, contohnya nama, alamat penerima, dan lainnya. Data Source bisa dibuat lewat Excel, Access, Outlook, dan lainnya.

0

Mail merge adalah fitur yang bisa menghasilkan beberapa surat, label, amplop, dan lainnya dengan isi yang sama tapi beda penerima. Umumnya, fitur mail merge lebih efektif dipakai untuk dokumen yang penerimanya dalam jumlah banyak.

Ketika membuat surat undangan, pasti sangat merepotkan apabila kalian harus mengetikkan nama dan alamat si penerima secara manual.

Dalam hal ini, kalian bisa menggunakan fitur dari Microsoft Office yang disebut mail merge untuk menyingkat pekerjaan.

Membuat Mail Merge itu apa?

Mail merge adalah fitur yang bisa menghasilkan beberapa surat, label, amplop, dan lainnya dengan isi yang sama tapi beda penerima.

Umumnya, fitur mail merge lebih efektif dipakai untuk dokumen yang penerimanya dalam jumlah banyak.

Ada dua dokumen yang dipakai dalam membuat mail merge, yaitu Data Source dan Dokumen Master.

Data Source adalah dokumen yang berisi data masing-masing penerima, contohnya nama, alamat penerima, dan lainnya. Data Source bisa dibuat lewat Excel, Access, Outlook, dan lainnya.

Sedangkan dokumen master adalah dokumen utama yang mempunyai isi sama untuk semua penerima, dan dibuat di Word.

Di sini, yang dipakai adalah Microsoft Word 2013 dalam membuat mail merge, dan data source nya dibuat memakai Microsoft Excel 2013.

Harus Excel? Ya. Sebab kalian akan memperoleh keuntungan. Di antaranya lebih mudah membaca data, sebab sudah tersusun rapi dan dibuat dalam tabel. Ada kemudahan dalam menambah data dan menghapus data.

Kemudian mudah untuk merunutkan dan melakukan pencarian data. Bisa menyalin atau memindahkan data ke lembar dokumen lain dan sebagainya.

Membuat Mail Merge dengan Data dari Excel

Berikut ada beberapa langkah yang harus kalian lakukan.

Membuat Data Source

Buat file sumber data (data source). Kalau sudah, simpan dengan nama Data Source atau sesuai keinginan kalian.

Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master di Word, dan simpan dengan nama Dokumen Master atau sesuai keinginan.

Beri jarak untuk meletakkan nama dan alamat yang diinput di excel sebelumnya.

Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Di halaman Word, buka menu Mailings lalu klik Select Recipients dan tap Use an Existing List …

Selanjutnya pilih dokumen Excell yang sudah kalian simpan sebelumnya. Nantinya akan tampil kotak dialog Select Table. Tap lembar kerja yang berisi sumber data, dan pastikan kalian mencentang kotak First row of data contains column headers. Lalu tap  OK.

Jika sudah, letakkan data di masing-masing tempat. Arahkan kursor di bawah tulisan Kepada Yth., lalu pilih menu Mailings dan klik Insert Merge Field lalu pilih Nama.

Lakukan hal yang sama di opsi Alamat. Maka akan keluar tampilan berbeda. Untuk melihat hasilnya, tap Preview result. Pakai Index number untuk melihat hasil di data yang lain.

Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Jika ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kalian dapat memilih Finish & Merge.

Nantinya akan tampil opsi Edit individual documents dan print documents.  Untuk Edit Individual Documents, kalau ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. File akan berisi beberapa halaman sama dengan jumlah data yang ada di file Excel.

Kemudian, Print Documents, apabila ingin mencetak langsung dokumen.

Jika ingin menambahkan data baru di dokumen Excel, kalian bisa mengupdate data pada word dengan cara tap Edit Recipients List. Lalu tap file Data Source, dan klik Edit.

Selanjutnya klik New Entry, isikan Nama dan Alamat. Dan tap OK. Terakhir, tap Refresh, dan klik OK.

Ingat, apabila kalian memakai Word dan Excell 2007, 2010, atau yang lainnya, cukup sesuaikan saja.

Sepintas tampak rumit, tapi di lapangan cara ini lebih efektif. Daripada kalian membuat surat undangan secara manual dan akan menyita banyak waktu, lebih baik menggunakan fitur mail merge lewat cara di atas kan, Gaes? Selamat mencoba!

Leave A Reply

Your email address will not be published.